Si eres contador o auxiliar contable y trabajas con WorldOffice, sabes que procesar facturas electrónicas una por una es tedioso y consume horas valiosas. En este artículo te mostraré cómo importar facturas masivamente usando archivos planos, reduciendo el tiempo de digitación en un 80%.
El problema: Digitación manual de facturas
Cada mes, las empresas reciben decenas (o cientos) de facturas electrónicas en formato XML de sus proveedores. El proceso tradicional implica:
- Abrir cada archivo XML
- Copiar manualmente los datos (NIT, valor, IVA, retenciones)
- Causar la factura en WorldOffice
- Repetir… y repetir… y repetir
Resultado: Horas perdidas en trabajo repetitivo que no agrega valor.
La solución: Importación masiva con planos
WorldOffice permite importar documentos mediante archivos planos (TXT delimitados por tabulaciones). El desafío es convertir tus XMLs al formato exacto que WorldOffice espera.
Paso 1: Entender la estructura del plano
WorldOffice requiere un archivo de texto con columnas específicas:
NIT_PROVEEDOR NOMBRE_PROVEEDOR NUMERO_FACTURA FECHA SUBTOTAL IVA TOTAL ...Cada columna debe estar separada por tabulaciones (no espacios ni comas).
Paso 2: Extraer datos de los XMLs
Los archivos XML de la DIAN tienen una estructura estándar. Los campos clave son:
- NIT del emisor:
<cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID> - Número de factura:
<cbc:ID> - Fecha:
<cbc:IssueDate> - Valores:
<cac:LegalMonetaryTotal>
Puedes extraer estos datos manualmente (lento) o usar una herramienta automatizada.
Paso 3: Validar antes de importar
Error común #1: Formato de fecha incorrecto
WorldOffice espera fechas en formato DD/MM/AAAA. Si tu plano tiene AAAA-MM-DD, la importación fallará.
Error común #2: NITs sin dígito de verificación
Asegúrate de incluir el DV (dígito de verificación) en el NIT.
Error común #3: Valores con formato incorrecto
Los decimales deben usar punto (.), no coma (,).
Paso 4: Importar en WorldOffice
- Ve a Compras → Importar Documentos
- Selecciona tu archivo plano
- Mapea las columnas (si es la primera vez)
- Ejecuta la importación
WorldOffice procesará todas las facturas en segundos.
Automatiza el proceso completo con XML-WO
Si procesas más de 20 facturas al mes, hacer esto manualmente sigue siendo ineficiente. XML-WO es una herramienta SaaS que:
✅ Convierte automáticamente XMLs al formato de WorldOffice
✅ Valida datos antes de generar el plano
✅ Procesa cientos de facturas en menos de 1 minuto
✅ Elimina errores de formato
Conclusión
La importación masiva de facturas a WorldOffice no tiene que ser complicada. Con la estructura correcta y las herramientas adecuadas, puedes reducir drásticamente el tiempo de procesamiento contable.
Próximos pasos:
- Descarga tus XMLs de proveedores
- Conviértelos al formato de WorldOffice
- Importa y libera tiempo para análisis financiero real
¿Tienes dudas sobre el proceso? Contáctanos y te ayudamos a configurar tu flujo de trabajo.
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